板材信息化中心作為電子檔案系統(tǒng)建設的技術實施單位，如何將現有ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、本鋼客服平臺、電子質量證明書系統(tǒng)、招標系統(tǒng)等眾多系統(tǒng)所形成的數以千計的文件、數據統(tǒng)一收集歸檔，完成電子檔案數字化建設，實現電子檔案從無到有的跨越？近日，記者走訪了相關部門與人員，一探究竟。 　　

應運而生：“從無到有”向數字化邁進

　　電子檔案有別于過去的紙質檔案，具有信息數字化、機讀性和信息存儲高密度性等特點，是隨著信息技術的快速發(fā)展和企業(yè)智能化數字化建設的需要而產生的現代化工作手段，同時，檔案信息化建設程度也是評判企業(yè)智能化數字化建設程度的標尺之一。為加強電子檔案管理工作，規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案項目建設，使檔案工作更好地服務國家建設項目的建設、運行和管理，2016年，國家檔案局、國家發(fā)展改革委員會發(fā)出通知，決定分批組織開展企業(yè)電子文檔歸檔和電子檔案管理試點工作，本鋼集團被列為首批試點單位。

　　事實上，本鋼集團早在2011年就已經開始了檔案信息化建設工作，前期本鋼檔案館、板材信息化中心（原信息化部）已完成了ERP和OA系統(tǒng)電子文件數據歸檔，搭建了檔案信息系統(tǒng)基礎框架，形成檔案管理現代化、檔案信息數字化的基礎，建立了初級階段的本鋼檔案管理系統(tǒng)，初步實現既方便快捷節(jié)省時間，又節(jié)約存儲空間，還能改善辦公環(huán)境，同時降低企業(yè)文檔管理成本的數字檔案系統(tǒng)建設目標。

整合優(yōu)化：開展新一輪改造升級

　　自2016年被列入國家電子檔案管理試點單位以來，板材信息化中心在檔案信息化一期、二期工程建設基礎上，以本鋼集團第二輪信息化建設為契機，組織經驗豐富的技術人員成立檔案系統(tǒng)項目組，開展新一輪電子檔案系統(tǒng)升級改造，在原有數字檔案資源基礎上，以安全管理為保障，進一步整合優(yōu)化完善系統(tǒng)，實現本鋼生產、經營、管理各業(yè)務系統(tǒng)形成電子文件的收集、歸檔、長期保管等功能需求，達到全過程檔案電子化管理，通過集中管理、信息共享，助力企業(yè)高質量發(fā)展。

　　在項目實施過程中，技術人員通過研究制訂OA、ERP系統(tǒng)采集數據方式及存儲格式，確定各系統(tǒng)數據歸檔流程，并在ERP系統(tǒng)歸檔過程中，與銷售、質量、生產、財務、設備、工程、采購、人資各領域人員通力配合，分析業(yè)務邏輯、報表邏輯，形成檔案系統(tǒng)需要內容，最終完成8個業(yè)務子系統(tǒng)有長期保存價值的業(yè)務單據、管理報表、目錄數據300多種。通過對現有ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、本鋼客服平臺、電子質量證明書系統(tǒng)、招標系統(tǒng)等形成的文件、數據進行統(tǒng)一收集和歸檔，形成統(tǒng)一的利用平臺，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，實現積累、鑒定、歸檔，以及保管全流程管理。截至目前，系統(tǒng)已歸檔OA電子文件35.2萬余件，ERP信息3788.7萬余條，歸檔數據近5000萬件，在線點擊利用累計3萬人次，計15萬件次。較比前期的基礎數字檔案系統(tǒng)，優(yōu)化后的系統(tǒng)更加符合本鋼實際，能更高效合理整合利用各工序信息資源，實現了項目建設預定目標。

工匠精神：把系統(tǒng)當作“藝術品”精心雕琢

　　自2019年5月開始，電子檔案系統(tǒng)項目組15名技術人員按照“分步實施，有序推進”的設計目標，與國貿公司、招標公司、制造部等單位（部門）進行調研對接，共組織了十余次技術交流確認方案，反復圍繞真實性、完整性、可用性、安全性進行研討論證、方案修改……系統(tǒng)繁瑣、單調、重復，嚴重消耗著項目組成員的腦力體力，但他們以不服輸的工匠精神，把系統(tǒng)當作藝術品不斷雕琢，精益求精。

　　歷時9個月，2020年初，系統(tǒng)正式進入驗收準備階段，由于疫情突然暴發(fā)，后期工作不能到現場組織開展，項目組就采取周報制、視頻會議的形式，實時掌握項目具體情況，通過電話、微信等辦公手段，協調各子系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口數據對接，按規(guī)則及時、有效、安全地完成上傳、保存等工作，確保數據真實、完整、可用。為提高系統(tǒng)運行準確率，通過系統(tǒng)限制，對每項需要注入信息的輸入范圍和數據類型，規(guī)范文書員、模塊業(yè)務員、檔案員操作步驟，減少工作出錯概率，保證歸檔數據的安全、準確。

　　經過多次調試，系統(tǒng)準確完美地實現了檔案采集、整編組卷、存檔和借閱管理等日常工作各個過程資料數據的統(tǒng)一集中管理。經過驗收論證，系統(tǒng)有效推動檔案業(yè)務信息化標準化規(guī)范化建設，確保電子檔案即時歸檔，提高工作時效性，同時可隨時查找和檢索文件，提高電子檔案信息傳輸利用效率，還能實現檔案信息無紙化辦公及管理，降低了企業(yè)文檔管理成本，提高了電子檔案信息傳輸利用效率，也有力推動了檔案系統(tǒng)業(yè)務信息化標準化規(guī)范化建設。